リモートワークを始める中小企業のための無料クラウドサービスおすすめ9選

「クラウドサービスの導入を検討しているが機能概要をテストしてみたい」
「社員数が少ないので無料で利用できるクラウドサービスでまかなえないかな？」

リモートワーク・在宅勤務がスタンダード化してきたいま、中小企業でもクラウドサービス導入が増えてきています。

しかし、実際の機能面は利用してみないと使い勝手が分からないのが難点でしょう。

導入しても、使いこなせずに運用できなかったという失敗事例も多いようです。

そこでこの記事では、無料で利用できるクラウドサービス9選と無料のクラウドサービスを利用する前の注意点を紹介します。

適切なクラウドサービスの導入をする前に、ぜひ実際にサービスを使って機能を確かめましょう！

クラウドサービスの概要についてはこちらの記事も併せて読んでみてください。

1.クラウドサービスで効率向上できる3分野

クラウドサービスはいくつか種類があるので、業務に使いやすく効率化に役立つジャンルを選びました。

1. クラウドストレージ
2. メールサービス
3. スケジュール管理

それぞれ無料で利用しやすいサービスを紹介するので、有料版を利用する前にテスト感覚で利用してみてください。

従業員数や保管するデータの量によっては、無料クラウドのみで十分に運用できる可能性もあります。

ぜひ検討材料の1つとして、まずは無料のクラウドサービスから始めてみましょう。

2.クラウドストレージ

無料で利用できるクラウドストレージを紹介します。

クラウドストレージとは、データの保管や共有をクラウド上で行えるサービスのことです。

外出先でも通信環境があればデータの確認・共有ができるため、営業で外に出る事の多い職種には特に役立ちます。

1. Dropbox
2. BOX
3. Googleドライブ
4. Oneドライブ
5. MEGA

サービスの概要の詳細を説明していくので参考にしてみてくださいね。

Dropbox

無料で利用できる1つ目のクラウドストレージはDropboxです。

個人向けのBasicであれば無料で導入でき、グループ向けの有料版に課金をする前にテストをするのに便利。

通常無料版の容量制限は2GBまでですが、Twitterアカウントのフォローや友人からの紹介で16GBまで容量を増やすことができます。

機能自体はファイルの保管や共有とシンプルですが、セキュリティも充実していて安心して運用できるサービスです。

BOX

無料で使える2つ目のオンラインストレージはBOXです。

BOXでは無料で10GBまでのオンラインストレージを使用し、データの保管や共有をすることができます。

ファイルをオンラインワークスペースで共同作業することもでき、業務効率の向上に役立つサービスです。

ビジネス有料プランも、月額550円で利用することができて手軽です。

まずは無料版から導入し、容量やユーザーの人数に応じてアップグレードすると良いでしょう。

Googleドライブ

無料で使える3つ目のオンラインストレージはGoogleドライブです。

Google社が提供する無料のオンラインストレージで、15GBまで無料で利用することができます。

社内メールでGmailを利用している方は、メールも自動的にGoogleドライブに保管できて便利です。

音声ファイル、プレゼンテーションなどあらゆるファイルを保管でき、サーバー設置の必要なくデータの保管場所を確保できます。

ビジネス版も提供されていて、無料版の使用感が良ければアップグレードすることも可能です。

Oneドライブ

無料で利用できる4つ目のオンラインストレージはOne Driveです。

データの保管や共有だけでなく、共同編集や名刺管理もできるので営業職にとっても非常に便利なサービス。

マイクロソフトが提供しているだけに、セキュリティも堅固で安心して利用できるのもポイントです。

無料版は5GBまでのストレージを利用可能ですし、ストレージを増やしたい場合は月に224円で100GBまで容量を増やせます。

GRIDY

無料で利用できる5つ目のオンラインストレージはGRIDYです。

アカウント作成を行えば、無料で1GBまでのオンライストレージを取得できます。

データは暗号化され、セキュアな通信を利用できるので個人情報漏洩等のリスクもありません。

ビジネスアカウントを取得すれば、自動同期やチームメッセージや音声動画の利用も可能です。

3.メールサービス

無料で利用できるクラウドメールサービスを紹介します。

1. Gmail
2. Outlook.com

どちらもメジャーな無料メールサービスで、ビジネス利用も可能です。

重要なメールが蓄積されて会社のサーバーの挙動が遅いなどのトラブルを抱えているなら是非導入したいサービスと言えるでしょう。

Gmail

無料で利用できる1つ目のクラウドメールサービスはGmailです。

Gmailは個人でも利用している人が多く、抵抗なく利用できるシンプルなインターフェイスが特徴です。

モバイル端末からでもアクセスでき、どこでも重要なメールを見逃しません。

フィルター機能も充実しているので、メールの仕分けも簡単にできます。

Outlook.com

無料で利用できる2つ目のクラウドメールサービスはOutlook.comです。

無料で利用できる上、容量が無制限で上限を気にせずにメールのやり取りができるのが最大のメリット。

ストレージにOneDriveを導入している方にとっては、連携が取れるので非常に利用しやすいでしょう。

オンラインでWordやエクセルを利用することもでき、メールだけでなくOfficeソフトを活用できるのもポイントです。

4.スケジュール管理

無料で使えるクラウドスケジュール管理ツールを紹介します。

1. Googleカレンダー
2. GRIDY

スケジュールを共有し、どこでも確認できるようにすることでスムーズに業務を遂行できます。

プロジェクトメンバーが多く、スケジュール管理が行き届かない場合は導入を検討してみてください。

Googleカレンダー

無料で使える1つ目のスケジュール管理サービスはGoogleカレンダーです。

月ごと、時間ごとの細かいスケジュール管理の他、会議場所の共有やTODOリストの作成も可能です。

会議への招待などもカレンダー上から行うことができます。

GRIDY

無料で使える2つ目のスケジュール管理サービスはGRIDYです。

初期費用・月額費用無料で利用できるグループウェアで、スケジュール管理やメール、メモ等の情報共有が可能です。

無料でもファイルの共有や議事録の共有、レポート提出等23もの機能を利用できます。

有料で利用できるクラウドサービスを目的別にまとめた記事もありますので、こちらも参考にしてみてくださいね。

5.無料のクラウドサービスを利用する際の２つの注意点

次に無料のクラウドサービスを利用する際の注意点を2つ紹介します。

1. 容量やユーザー数の制限に注意
2. セキュリティ面が確かなサービスを選ぶ

各クラウドサービスには、無料版と有料版があり利用できる機能やストレージ容量が異なります。

利用目的によっては、無料版では機能が不足することもあるので注意しましょう。

（１）容量やユーザー数の制限に注意

無料のクラウドサービスを利用する際の1つ目の注意点は、容量がユーザー数の制限に注意しましょう。

クラウドサービスの無料版の多くは個人用プランであることが多く、複数ユーザーの利用には適していない可能性があります。

容量制限もあるので、必要なデータを全て保管してテストをするのは難しいこともあるでしょう。

テストで無料版を利用したい場合は、利用目的に合わせて必要なデータのみをクラウドにアップして共有に問題ないかを確認するようにしてください。

もしも無料版では容量やユーザー数が不足している場合、有料版の無料試用プランを利用してテストを行うのがオススメです。

（２）セキュリティ面が確かなサービスを選ぶ

無料のクラウドサービスを利用する際の2つ目の注意点は、セキュリティ面が確かなサービスを選ぶことです。

フリーで利用できるクラウドサービスは、提供している会社によってはセキュリティが甘いこともあります。

個人情報や自社情報を預けるのですから、ある程度知名度がありセキュリティも堅固なクラウドサービスを選びましょう。

今回紹介したクラウドサービスは、どれもセキュリティ面でも安心。

参考にしてどのクラウドサービスを導入するか検討してみてくださいね。

まとめ

無料で利用できるクラウドサービスを目的別に紹介しました。

オンラインストレージ、メール、スケジュール管理等仕事の効率化を図るのにぴったりなサービスなのでぜひ利用してみてください。

無料版には容量や機能に制限があるため、利用用途によっては有料版のテストバージョンの利用も視野に入れるようにしましょう。

クラウドサービスを導入することで、自社業務をより効率的に回してくださいね！