「Web会議を社内で導入したいが、どのような機能、メリット、種類があるのか分からない…」
「テレワーク、オンライン会議、面談ができれば、働き方改革や生産性向上に繋がりそう…」
Web会議を導入したいが、難しそうに感じている方も多いですよね。
実は、Web会議は、導入コストが比較的低く、気軽に社内に取り入れることができます！
今回は、初めにWeb会議について解説し、メリット、おすすめ無料Web会議システム、選ぶ際のポイントについて徹底解説します。
この記事を読んで、Web会議について理解し、社内で働き方改革を推進していきましょう！
１．Web会議とは
Web会議とは、インターネットを使って、音声・映像・チャット・資料共有を行うことができるツールです。
Web会議はテレビ会議と違い、専用機材が不要でパソコンやスマホから利用できるため、場所に関係なく利用することが可能です。
また、テレビ会議に比べ、導入コストが低く、会議以外にも社内研修、テレワークなど様々なシーンで使用することができます。
このように、Web会議は、働き方、ワークスタイル改革を可能にするツールとして注目されています。
２．Web会議を使用する４つのメリット
ここからは、Web会議を使用するメリット４つについて解説していきます。
- 低コストである
- 意思決定のスピードが上がる
- 交通費と移動時間が削減できる
- 会議資料を画面共有できる
順に説明します。
低コストである
Web会議のメリット1つ目は、低コストであることです。
Web会議システムはテレビ会議システムを導入する際に比べ、初期費用が少なく導入することができます。
特に、インターネット上のサーバを利用してソフトウェアを利用するクラウド型システムを導入すれば、サーバ―設置が不要で、初期費用が掛かりません。
システム利用費の支払いだけでWeb会議システムを運用可能なため導入コストを大幅に抑えることができます。
意思決定のスピードが上がる
Web会議のメリット2つ目は、意思決定のスピードが上がることです。
Web会議を使うことで、スピーディーに意思決定や情報共有が行えます。
従来だと、スケジュール調整を行い、関係者全員を1か所に集めて会議を開催していました。
この方法だと、必ずしも関係者全員が会議に参加できるわけではなく、会議開催まで一定の時間を要してしまいます。
一方で、Web会議を使うと、インターネットとパソコンがあればどこからでも会議に参加でき、必要に応じて画面共有、資料共有を行うことができます。
このように、結果的に、意思決定がスピーディーになるのです。
交通費と移動時間が削減できる
Web会議のメリット3つ目は、交通費と移動時間が削減できることです。
従来のオフライン会議は、遠方との会議を行うために、高い交通費や長時間の移動が必要でした。
しかしWeb会議を使うと、インターネットとパソコンがあれば、どこからでも相手とコミニケーションができます。
このようにWeb会議は移動時間や、会議場所を押さえる手間、また交通費など諸経費の削減を実現します。
会議資料を画面共有できる
Web会議のメリット4つ目は、会議資料を画面共有できることです。
従来だと会議ごとに資料を印刷して関係者に配布しており、手間やコストがかかっていました。
しかし、Web会議システムを使えば資料共有機能があるため、画面上で資料を見ながら会議を行うことができます。
このように、印刷の手間やコストが削減されることに加えて、情報漏洩、紛失のリスクを減らすことができます。
３．おすすめの無料Web会議システム6選
ここまでは、Web会議のメリットについて解説しました。
ここからは、おすすめ無料Web会議システムを６つ紹介します。
- 【Zoom】通信品質が非常に高いWEB会議システム
- 【appear.in】最大4人まで会議可能でシステムのダウンロードは不要
- 【BizMee】ブラウザで通信でき高品質な映像や音声のWEB会議システム
- 【Chatwork】1対1のチャットの延長として使うWEB会議システム
- 【Skype】スモールオフィスのビジネスコミュニケーションに最適
- Google ハングアウト
順に説明します。
【Zoom】通信品質が非常に高いWEB会議システム
Zoomは通信品質に関しても非常に高く、モバイル回線の狭帯域でも明瞭な映像、音質で利用することができます。
一次はセキュリティ面で批判がありましたが、今は充実しており、情報漏洩が起こる可能性が低くなるように工夫されています。
このように、情報漏洩のリスクを減らしたい方はZoomがおすすめです。
会議ホストはアカウント取得が必要ですが、ゲストは必要なく送られてきたURLから会議に参加できるため気軽に利用できます。
Zoomについて詳しく知りたい方、約70％オフの低コストで導入したい方はこちらの記事をご覧ください。
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【appear.in】最大4人まで会議可能でシステムのダウンロードは不要
appear.inは、最大4人まで同時通話可能で、システムのダウンロードは不要です。
ホストはID登録が必要ですが、ゲストはID登録が必要ありません。
ノルウェーに本拠を置く「Telenor」が提供しているWeb会議システムです。
ホームページは英語表記なため、外国の方とのやり取りの際はよりお勧めです。
また、回線も安定していて途切れないため、高品質なサービスを世界中で利用することができます。
このように、海外拠点や外国の方とのやり取りが多い方はappear.inがおすすめです。
【BizMee】ブラウザで通信でき高品質な映像・音声のWEB会議システム
BizMeeはWebRTCの技術を使用することで、ブラウザ上で通信することができ、高品質な映像や音声のシステムサービスを利用することができます。
株式会社grabss（グラブス）が提供しているWeb会議システムです。
システムのインストールとアカウント登録が必要なく、ホワイトボード、議事録機能など機能面でも充実しています。
このように、手軽にWeb会議を行いたい方、遠方とのやり取りが多い方はBizMeeがおすすめです。
【Chatwork】1対1のチャットの延長として使うWEB会議システム
Chatworkのビデオ通話は、対面して面談する際など1対1のチャットの延長として使うことができます。
名前の通り、チャット機能が中心で充実していますが、無料版だと1対1のビデオ通話しかできないため、複数人会議を導入したい方はお勧めしません。
マルチデバイス対応でスマホ、PCどちらからでも会議を行えますが、スマホだと音声のみの参加となります。
このように、1対1の面談や会議を想定されている方は、Chatworkがおすすめです。
【Skype】スモールオフィスのビジネスコミュニケーションに最適
Skypeは、小さな組織の日常的コミニケーションに利用することをお勧めします。
画面共有やレーザーポインターや共同作業用のホワイトボード使用ができます。
最大二か月間は10名まで同時接続可能ですが、その後は3名までとなってしまいます。
Skype for Businessは2021年にサービス提供終了に伴い、termsと統合するため、導入の際には、注意が必要です。
日常的な小規模ビジネスコミニケーションを想定される方は、Skype がおすすめです。
【Google ハングアウト】最大25人が同時接続でき会議の議事録も残せる
Google ハングアウトは、最大25人が同時接続でき、チャット機能を使って会議中の議事録を残すこともできます。
Googleが提供するシステムなので、資料共有機能やその他機能もGoogleの機能を使って代替することができるため、Googleユーザーにおすすめなシステムです。
このように、Google機能をWeb会議上で使用したい方は、Google ハングアウトがおすすめです。
無料のWeb会議システムについて知りたい方はこちらの記事もご覧ください。
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４．Web会議システムを選ぶ際の５つのポイント
ここまで読んでくれたあなたは、Web会議のメリット、おすすめ無料Web会議システムについて分かったと思います。
ここからは、実際にWeb会議システムを選ぶ際の重要なポイント５つを解説します。
[box class=”blue_box” title=”Web会議システムを選ぶ際のポイント５つ”]
- オンプレミス型・クラウド型
- 音質・画質
- コスト
- セキュリティ
- 搭載機能
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順に説明します。
（１）オンプレミス型・クラウド型
Web会議システムを選ぶ際のポイント1つ目は、システムがオンプレミス型・クラウド型です。
Web会議システムは、オンプレミス型とクラウド型の2つに分けられます。
オンプレミス型は、自社のネットワークに専用サーバーを構築し、そのサーバーを使ってWeb会議システムを運用します。
そのため、クラウド型に比べ、セキュリティが強く情報漏洩リスクの軽減や、高いカスタマイズ性が自社のニーズに沿ったシステムを可能にします。
クラウド型では、自社独自のシステムではなく、Web会議システムを提供する企業がインターネット上に用意したシステムを利用します。
そのため、専用サーバーを構築する必要がなく、導入コストがかかりません。
また、サービスに登録しアカウント作成を行えば利用可能なため導入までの時間が短い、いつでも最新版サービスを使用することができる特徴があります。
このように、オンプレミス型とクラウド型にはどちらもメリットが存在するため、自社のニーズに沿ってどちらか選ぶ必要があります。
（２）音質・画質
Web会議システムを選ぶ際のポイント２つ目は、音質・画質です。
インターネット回線を使って会議を行うWeb会議システムは、接続拠点数が増えると映像や音声が途切れてしまう製品があります。
海外拠点との通信の際は、より回線が不安定となり会議に支障が出るケースも少なくありません。
そのため、映像・音声を安定して通信するため、自動帯域制御やデータ圧縮機能が搭載されている製品を選ぶことをおすすめします。
（３）コスト
Web会議システムを選ぶ際のポイント３つ目は、コストです。
Web会議を導入すれば、交通費など様々な経費を削減できるメリットがあります。
しかし、安さだけでシステムを選び、通信環境、画面共有機能など品質や機能をないがしろにすると、導入後に満足感を持って使用することができません。
逆に、高機能で高額なシステムを選んでも、それが自社の導入ニーズ以上だと、せっかくシステム導入で削減したコストが帳消しになってしまいます。
このように、Webシステム導入の際は、費用対効果の面をしっかり吟味する必要があります。
（４）セキュリティ
Web会議システムを選ぶ際のポイント４つ目は、セキュリティです。
Web会議システムはインターネットのネットワーク回線を使って通信を行うため、情報漏洩や不正アクセス、ウイルスに不安を持つ方もいると思います。
そんな方は、選ぶ際に、セキュリティ対策がなされているかどうか確認してください。
具体的には、Web会議システム上でやり取りする通信データが暗号化されているかどうかや、ID、パスワードでユーザ認証を行えるかなどです。
（５）搭載機能
Web会議システムを選ぶ際のポイント５つ目は、搭載機能です。
Web会議システムは会議だけでなく、様々なシーンで使用することができるため、搭載機能も多様です。
そのため、導入の際は、自社のシステム活用シーンを想定した上で、それに沿ったWeb会議システムを選ぶ必要があります。
製品によって必要な機能が初期装備だったり、オプションだったりするため、最初に確認して導入しましょう。
Web会議システムの比較方法についてさらに知りたい方はこちらの記事をご覧ください。
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まとめ
この記事では、Web会議のメリット、おすすめ無料Web会議システム、実際にWeb会議システムを選ぶ際のポイントを紹介しました。
Web会議には、テレビ会議にはないメリットが存在し、働き方改革を促進し、社内環境を改善する可能性を秘めています。
Web会議の利点、Web会議システムの種類、選ぶ際の注意点をもう一度整理し、Web会議システム導入に役立てていきましょう！
