「Web会議システム導入に関心があるが、システム選ぶ際の注意点、おすすめシステム、導入する前にすべき準備が分からない…」
「自社に合ったWeb会議システムを選びたい]
Web会議システムに詳しくないけれど、システムを導入し、働き方改革を推進したい方も多いのではないのでしょうか？
結論を言うと、Web会議システムにはそれぞれ特徴があり、あなたの会社の問題解決ニーズに合わせたシステムを選ぶ必要があります！
そこで今回は、Web会議システムを選ぶ際の5つのポイントと、6つのおすすめWeb会議システム、システム導入前にしたい4つのことについて紹介します。
この記事を読んで、あなたの会社に合ったWeb会議システムを見つけましょう！
１．Web会議とは
Web会議とは、インターネットを通じて、遠隔拠点と映像や音声のやり取り、資料の共有を可能にするツールのことです。
Web会議はテレビ会議と違い、専用機器が不要です。
また、導入コストが安く、会議室以外の場所でも様々な用途で利用することができます。
このように、多くの利点を備えたWeb会議は働き方改革を促進するコミニケーションツールとして役立てることができます。
Web会議について詳しく知りたい方こちらの記事をご覧ください。
[kanren postid=”13143″]
２．Web会議を使用する４つのメリット
ここからは、Web会議を使用するメリット４つについて解説していきます。
- 低コストである
- 意思決定のスピードが上がる
- 交通費と移動時間が削減できる
- 会議資料を画面共有できる
順に説明します。
低コストである
Web会議のメリット1つ目は、低コストであることです。
Web会議システムはテレビ会議システムを導入する際に比べ、初期費用が少なく導入することができます。
特に、インターネット上のサーバを利用してソフトウェアを利用するクラウド型システムを導入すれば、サーバ―設置が不要で、初期費用が掛かりません。
システム利用費の支払いだけでWeb会議システムを運用可能なため導入コストを大幅に抑えることができます。
意思決定のスピードが上がる
Web会議のメリット2つ目は、意思決定のスピードが上がることです。
Web会議を使うことで、スピーディーに意思決定や情報共有が行えます。
従来だと、スケジュール調整を行い、関係者全員を1か所に集めて会議を開催していました。
この方法だと、必ずしも関係者全員が会議に参加できるわけではなく、会議開催まで一定の時間を要してしまいます。
一方で、Web会議を使うと、インターネットとパソコンがあればどこからでも会議に参加でき、必要に応じて画面共有、資料共有を行うことができます。
このように、結果的に、意思決定がスピーディーになるのです。
交通費と移動時間が削減できる
Web会議のメリット3つ目は、交通費と移動時間が削減できることです。
従来のオフライン会議は、遠方との会議を行うために、高い交通費や長時間の移動が必要でした。
しかしWeb会議を使うと、インターネットとパソコンがあれば、どこからでも相手とコミニケーションができます。
このようにWeb会議は移動時間や、会議場所を押さえる手間、また交通費など諸経費の削減を実現します。
会議資料を画面共有できる
Web会議のメリット4つ目は、会議資料を画面共有できることです。
従来だと会議ごとに資料を印刷して関係者に配布しており、手間やコストがかかっていました。
しかし、Web会議システムを使えば資料共有機能があるため、画面上で資料を見ながら会議を行うことができます。
このように、印刷の手間やコストが削減されることに加えて、情報漏洩、紛失のリスクを減らすことができます。
２．Web会議システムを選ぶ際の５つのポイント
ここからはWeb会議システムを選ぶ際の5つのポイントを解説します。
- オンプレミス型・クラウド型
- 音質・画質
- コスト
- セキュリティ
- 搭載機能
順に説明します。
（１）オンプレミス型・クラウド型
Web会議システムを選ぶ際のポイント1つ目は、オンプレミス型・クラウド型です。
Web会議システムは、オンプレミス型とクラウド型の2種類に分けられます。
オンプレミス型は、設備導入型とも言われ、自社内に専用サーバを構築して、そのサーバーを使い自社専用のWeb会議システムを利用します。
そのため、自由なカスタマイズが可能で、各社のニーズ沿ったコミニケーション、強固なセキュリティ、安定した通信環境を実現します。
クラウド型は、共用型と言われ、自社専用ののシステムではなく、Web会議サービスを提供する企業がネット上に用意したシステムを利用します。
クラウド型は、システムサービス事業者が製品のアップデートを随時行うため、無料で最新サービスを利用できます。
また、導入の際の、サーバ設置など設備投資、システム管理も不要で、運用コスト、手間を省くことができます。
このように、オンプレミス型とクラウド型は双方導入メリットが存在するため、自社のニーズと相談してどちらを使うか決める必要があります。
（２）音質・画質
Web会議システムを選ぶ際のポイント2つ目は、音質・画質です。
ネット回線を使ってコミニケーションを行うWeb会議システムでは、接続拠点数が増えると、映像が乱れたり、音声が途切れることもあります。
国外とのやり取りをお考えの場合、回線が不安定になることも多いです。
そのため、Web会議システムを選ぶ際は、音声・映像が安定して通信できるかどうか必ず押さえておいてください。
（３）コスト
Web会議システムを選ぶ際のポイント3つ目は、コストです。
安さだけを重視し、システム性能を無視してしまうと、ニーズに合わないまま導入してしまい、導入コストが無駄になる場合があります。
一方で、高額で高性能なWeb会議システムを導入した場合、Web会議システムを導入した場合に削減できるコストと見合わない場合があります。
そのため、Web会議システム導入の際は費用対効果を吟味する必要があります。
（４）セキュリティ
Web会議システムを選ぶ際のポイント4つ目は、セキュリティです。
Web会議上では機密事項を共有する場合もあり、情報漏洩が心配ですよね。
そのため、Web会議システムを選ぶ際は、セキュリティ対策がなされているか確認する必要があります。
具体的には、やり取りする通信データの暗号化がなされているか、ID・パスワードでユーザ認証を行えるかなどです。
このようにセキュリティに不安がある方は、押さえるべきポイントを押さえ、強固なセキュリティを実現しましょう。
（５）搭載機能
Web会議システムを選ぶ際のポイント5つ目は、搭載機能です。
Web会議システムを選ぶ際は、自社で必要な機能が搭載されているか確認する必要があります。
Web会議システムは様々なシーンで活用可能なため、ユーザーによって欲しい機能が異なります。
また、欲しい機能が製品によっては初期装備ではなく、オプションだったりするので運用イメージを持った上でシステムを選ぶ必要があります。
３．おすすめWeb会議システム６選
ここまでは、Web会議について、Web会議システムを選ぶ際のポイントを解説しました。
ここからは、おすすめWeb会議システムを6つ紹介します。
順に説明します。
おすすめ無料Web会議システム１つ目は、Zoom です。
ZoomミーティングはNEC提供のWeb会議システムです。
NECが提供する専用サーバを通して通信を行うため、セキュリティ面が充実しており、情報漏洩の可能性が低い通信環境を実現します。
また、Web会議ホストはアカウント取得が必要ですが、ゲストは不要で、送られてきたURLをクリックすれば会議にすぐ参加できます。
モバイル回線の狭い回線帯域でもクリアな映像、音声で通信可能です。
このように、情報漏洩のリスクを減らしたい、ストレスなくWeb会議を行いたい方は、Zoom ミーティングがおすすめです。
Zoomについてさらに知りたい方はこちらの記事をご覧ください。
[kanren postid=”13275″]
おすすめ無料Web会議システム２つ目は、appear.inです。
appear.inはノルウェー電話会社「Telenor」が提供するWeb会議システムです。
非常に通信が高品質で、ソフトウェアのダウンロードなしで利用できます。
また、Web会議主催者はID登録が必要ですが、ゲストは事前登録なしで利用することができます。
世界各国で使用されており、国際的ビジネスの場でも使用されています。
ホームページは英語表記のため、外国人社員の方とのやり取りには最適なシステムです。
このように、外国の方や海外拠点とのやり取りを行う方は、appear.inがお勧めです。
おすすめ無料Web会議システム3つ目は、BizMee です。
BizMeeはインストールや会員登録が不要なWeb会議システムです。
会議室を作り、相手を招待するだけでミーティングができ、手軽に利用できます。
また、WebRTC技術を使って、プラウザ上で通信を行うことができるため、高品質通話を実現し、遠方の方とのやり取りもストレスなく行うことができます。
また、ホワイトボード機能、議事録機能が搭載されているため、実際の会議室を再現することができます。
このように、手軽にWeb会議を始めたい方、遠方の方とのやり取りが多い方は、BizMeeがおすすめです。
おすすめ無料Web会議システム４つ目は、Chatworkです。
無料版Chatworkでは、ビデオ機能を使用すると1対1のWeb会議を行うことができます。
マルチデバイス対応でスマホ、PCどちらからでも会議を行えますが、スマホ・タブレットからでは、音声のみの利用となります。
画面共有や資料共有が可能で、接続人数は無料版だと2人、有料版だと最大14人となります。
このように、1対1の面談や会議を行う方は、Chatworkがおすすめです。
（５）Skype
おすすめ無料Web会議システム1つ目は、Skypeです。
Skypeはマイクロソフトから提供されている無料Web会議システムです。
Skypeは、最大2か月間10名以上の同時接続を行うことができます。
しかし、その後は最大3名までとなってしまうため、小規模チームのコミニケーションツールとして活用をお勧めします。
また、資料共有機能も搭載されています。
Skype for Businessは2021年にサービス提供終了となり、termsというサービスと統合するため、導入の際には、注意が必要です。
このように、少ない人数でコミニケーションを行う方は、Skypeがおすすめです。
おすすめ無料Web会議システム６つ目は、Geogle ハングアウトです。
GeogleハングアウトはGeogle提供のWeb会議システムです。
無料版の場合、最大接続人数は10人で、有料版だと25人まで対応できます。
Geogleハングアウトはチャット機能が付いており、議事録を残すことができます。
また、資料共有も可能で、Geogleの機能との連携もスムーズなのでドキュメント、アプリなど各種Geogleサービスも共有、閲覧可能です。
このように、Geogle機能をWeb会議の際に使いたい方はGeogle ハングアウトがおすすめです。
また各システムのメリットデメリットについて詳しく知りたい方はこちらの記事をご覧ください。
[kanren postid=”13736″]
４．Web会議システム導入前にしたい４つのこと
ここまで読んでくれたあなたは、Web会議システムを選ぶ際のポイント、おすすめ無料Webシステムについて分かったと思います。
ここからは、実際にWebシステム導入前に行うべき４つの準備について紹介します。
[box class=”blue_box” title=”Webシステム導入前にしたい４つのこと”]
- 利用用途の明確化
- 十分な通信環境の整備
- 機材調達
- マニュアル作成
[/box]
順に説明します。
（１）利用用途の明確化
Web会議システム導入前にしたいこと1つ目は、利用用途を明確にすることです。
導入目的と利用シーンを明確に設定することでWeb会議システムの最大限の効果を得ることができます。
代表的な導入目的は、テレワーク・在宅勤務の推進、海外拠点との連携、複数拠点の連携の実現です。
利用シーンは、会議参加者人数、同時接続拠点数、会議の頻度など、なるべく詳細に設定することが望ましいです。
このように利用用途を明確にすることで自社のニーズに合ったWeb会議システムを導入することができます。
（２）十分な通信環境の整備
Web会議システム導入前にしたいこと２つ目は、十分な通信環境を整えることです。
Web会議はインターネットのネットワーク回線を活用して行われます。
Web会議でやり取りされるデータはデータ量が重く、対応できず、上手く通信できなくなることもあり、導入前にネットワーク環境を整える必要があります。
ネットワーク環境整備の上で重要なのがデータ通信において使われる周波数の幅を指す回線帯域です。
回線帯域が狭いと通信速度が遅く、広いと通信速度が速くなります。
Web会議中は音声や映像が途切れる可能性があるため、回線帯域を広げることをおすすめします。
一方で、回線帯域が広すぎると、無駄なコストを支払うことになるため、Web会議システム導入前と導入後のデータ量を理解し回線帯域を決定することが必要です。
（３）機材調達
Web会議システム導入前にしたいこと３つ目は、機材調達です。
Web会議システムはパソコンとインターネットさえあれば利用することができます。
しかし、よりWeb会議を充実させるためには、機材調達を行う必要があります。
主に使われる機材は、会議参加者を映すカメラ、音声を発するスピーカー、音声を拾うマイクです。
（４）マニュアル作成
Web会議システム導入前にしたいこと４つ目は、マニュアル作成です。
Web会議システムを導入しても、実際に円滑に活用できないと意味が持ちません。
そのため、社内でシステム利用方法、トラブル対応などをまとめたマニュアル作成を行う必要があります。
このように、社内でWeb会議システム活用環境を整える必要があります。
まとめ
この記事では、Web会議システムを選ぶ際のポイント、おすすめ無料Webシステム、Webシステム導入前にしたいことについて紹介しました。
Webシステムを導入する際は、導入前にどのような目的でWebシステムを利用するのか明らかにしておくと効果的です。
各Web会議システムはそれぞれ特徴があるため、あなたのニーズに合わせたシステムを選ぶことが必要になります。
そのため、この記事で紹介した選ぶ際のポイント、おすすめWeb会議システム、導入前の準備をもう一度整理し、あなたのニーズに合った最適なWeb会議システムを選ぶ際に役立ててください！
