「グループウェアでどのサービスを使えばいいの？」
「グループウェアを選ぶときの注目ポイントはどこなの？」
グループウェアの導入を検討している人の中には、どのサービスを利用すればよいのか迷っている人も多いのではないでしょうか。
提供している会社によってサービスの特徴が違うので、実は企業で何を重視するかによっておすすめするサービスが異なるのです！
本記事では、企業の方針に応じたおすすめのグループウェアを比較して紹介します。
この記事を読んで、自社に適したグループウェアを導入しましょう。
なお、グループウェアの概要についてまとめている記事も参照ください。
１．おすすめのグループウェアの比較
今回は以下の4つの項目に合わせて、おすすめのグループウェアを紹介します。
導入目的によっておすすめのグループウェアは異なるので、自社の方針に合わせてサービスを選びましょう。
（１）コストを抑えたい企業におすすめ３選
コストを抑えたい企業におすすめのグループウェアを紹介します。
今回は紹介するサービスは以下の3つです。
- R-GROUP（アールグループ）
- enclo（エンクロ）
- GroupSession（グループセッション）
順に説明するので、コストを削減したい企業は参考にしてください。
なお、無料のグループウェアを紹介しているので、そちらもあわせてご覧ください。
＃１：R-GROUP（アールグループ）
R-GROUP（アールグループ）は完全無料で利用できるサービスです。
主な機能や特徴、料金プランを表にまとめました。
| 主な機能 | 特徴 | 料金プラン |
|---|---|---|
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完全無料 |
グループウェアサービスの中でも珍しいタイムカード機能が搭載されています。
ワンクリックで打刻ができるだけでなく打刻後の管理をすることができるので、出勤状況を確認することが可能です。
無料サービスの中でも機能は豊富なので、コストを削減しながら業務改善の実現ができるでしょう。
＃２：enclo（エンクロ）
enclo（エンクロ）はレイアウトが分かりやすいので、無料で使えるサービスの中でも使いやすい傾向があります。
| 主な機能 | 特徴 | 料金プラン |
|---|---|---|
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グループ内のチャットにはLINEスタンプのような機能が搭載されているのが特徴的で、文字の色やサイズを変更することも可能です。
1グループのユーザーが5人まで、1人300MBの容量までであれば無料で利用することができます。
グループを作成せずに、1人の使う容量が少ない企業は、enclo（エンクロ）を試しに利用してみてはいかがでしょうか。
＃３：GroupSession（グループセッション）
GroupSession（グループセッション）は、日本企業が必要とする機能が豊富です。
| 主な機能 | 特徴 | 料金プラン |
|---|---|---|
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300人までのユーザーであれば、無料版オプションでも快適に利用することができます。
日本企業の文化に合わせて作られているので、細かい設定も可能です。
コストを削減したいけど、ユーザー数が多くなってしまう企業は、GroupSessionの検討をしてみてください。
（２）使いやすさを重視する企業におすすめ３選
使いやすさを求める企業におすすめのグループウェアを紹介します。
今回紹介するサービスは以下の3つです。
- TimeBiz
- iQube（アイキューブ）
- G Suite（ジースイート）
初めてグループウェアを使う企業やパソコンに不慣れな人が多い企業におすすめです。
順に紹介するので、サービス選びの参考にしてみてください。
＃１：TimeBiz
TimeBizは、機能が使いやすくシンプルに情報を共有したい企業におすすめです。
| 主な機能 | 特徴 | 料金プラン |
|---|---|---|
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定額制なので、ユーザーが多いほどお得で、追加料金も発生しないので、安心して利用できます。
自社の業務に合わせてカスタマイズすることができるので、使いやすさを重視する企業は導入を検討してみてください。
＃２：iQube（アイキューブ）
iQube（アイキューブ）は、スケジュールの調整や情報共有が簡単にできるのが特徴的です。
| 主な機能 | 特徴 | 料金プラン |
|---|---|---|
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無料プランは利用人数の制限がありますが、有料プランは人数制限がないので、TimeBizと同様に使う人が多いほどお得です。
iQube（アイキューブ）は直感的に情報を得ることに長けており、情報を把握しやすいレイアウトになっています。
スケジュールの管理やコミュニケーションのために導入する企業におすすめです。
＃３：G Suite（ジースイート）
G Suite（ジースイート）はGoogleが提供しており、Google Driveと併用することができるサービスです。
| 主な機能 | 特徴 | 料金プラン |
|---|---|---|
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オンライン上でファイルを共有できるので、容量が大きいファイルでもURLだけで共有することができます。
また、二段階認証を用いた不正ログイン防止機能もついているので、セキュリティ対策としても有効です。
Googleのサービスと連携できるので、Googleサービスを利用している企業は特に使いやすさを実感するでしょう。
（３）機能性を重視する企業におすすめ３選
機能性を重視する企業におすすめのグループウェアは以下の3つです。
- ORCA（オルカ）
- Microsoft Teams（マイクロソフトチームズ）
- office 365
コストや使いやすさよりも機能の豊富さを優先したい企業は参考にしてください。
それでは、順に説明します。
＃１：ORCA（オルカ）
ORCA（オルカ）は小規模企業向けのグループウェアです。
| 主な機能 | 特徴 | 料金プラン |
|---|---|---|
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柔軟な勤怠管理ができるので、テレワークなど特殊な労働形態をとっている企業ほど使い勝手がよいです。
1ユーザーに対する費用は安くて月額100円しかかかりません。
機能が豊富な割に費用を抑えることができるので、費用対効果が高いグループウェアといえるでしょう。
＃２：Microsoft Teams（マイクロソフトチームズ）
Microsoft Teams（マイクロソフトチームズ）は、ソフトウェアで有名なMicrosoft社が提供しているサービスです。
| 主な機能 | 特徴 | 料金プラン |
|---|---|---|
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後述するoffice 365に含まれるサービスで、office 365を導入していない場合は、無料プランを利用することができます。
Microsoftのツールが対応しているので、Microsoftのソフトウェアを利用している企業は馴染みやすいでしょう。
2017年3月にリリースされたばかりのサービスなので、今後の成長も期待できるため、将来性を考えるとさらに機能が充実することが予想されます。
知名度も抜群の企業なので、実績や信頼度を重視する企業ほどおすすめのサービスです。
＃３：office 365
office 365は、低コストでビジネスに役立つアプリを提供しているサービスです。
| 主な機能 | 特徴 | 料金プラン |
|---|---|---|
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Microsoft Teams（マイクロソフトチームズ）にはない、Businessプランが設定されています。
Business Premiumプランに含まれる機能が必要ないが、最低限officeのアプリケーションを利用したい企業におすすめです。
どちらのプランがよいか迷ったときは、1カ月の無料体験版で検討してみましょう。
（４）オンプレミス型の２つのおすすめサービス
オンプレミス型のグループウェアを導入したい企業におすすめのサービスを紹介します。
オンプレミス型とは、自社が所有しているサーバーにソフトウェアをインストールする形態のことです。
今回2つのサービスを紹介します。
- desknet’s NEO（デスクネッツネオ）
- サイボウズガルーン
順に紹介するので、サーバーを所有している企業は参考にしてください。
＃１：desknet’s NEO（デスクネッツネオ）
desknet’s NEO（デスクネッツネオ）は、25種類のアプリが搭載されているので機能性が高いサービスです。
| 主な機能 | 特徴 | 料金プラン |
|---|---|---|
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パッケージ版：39,800円～ |
desknet’s NEO（デスクネッツネオ）は、クラウド版とパッケージ版で選ぶことができますが、オンプレミス型で導入したい場合はパッケージ版を導入しましょう。
パッケージ版の料金はユーザー数によって変動する仕組みで、ユーザーが多くなるほど初期費用が高くなります。
たとえば、300人のユーザーがいる場合は初期費用が998,000円かかってしまうので、予算と相談しながら検討しましょう。
＃２：サイボウズガルーン
サイボウズガルーンは、中堅、大規模組織のグループウェアのシェアで1位を誇っています。
| 主な機能 | 特徴 | 料金プラン |
|---|---|---|
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パッケージ版：7,500円～/人 |
情報を一画集中できるので、必要な情報の確認漏れを防ぐことができます。
企業が求める機能や操作性などに対応しているので、長年グループウェアのシェアで1位を獲得できているのでしょう。
導入後の満足度が高いので、実績を重視する企業は導入を検討してみてはいかがでしょうか。
２．グループウェアを選ぶときの３つの注意点
グループウェアを選ぶときの注意点を紹介します。
今回紹介する注意点は以下の3つです。
順に説明するので、これらの注意点を頭に入れた上でサービスを選びましょう。
（１）クラウド型かオンプレミス型かで選ぶ
クラウド型とオンプレミス型のどちらを選ぶのか決めましょう。
- クラウド型：インターネット上のサーバーを利用する
- オンプレミス型：自社で用意したサーバーを利用する
それぞれのメリットとデメリットを以下の表にまとめました。
| 種類 | メリット | デメリット |
|---|---|---|
| クラウド型 |
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| オンプレミス型 |
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それぞれにメリットとデメリットがあるので、天秤にかけてどちらのメリットを取るのか検討しましょう。
（２）複数のデバイスに対応しているか確認する
パソコンだけでなく、複数のデバイスに対応していることも重要です。
スマホやタブレットの利用が増えているので、使い勝手を求めるならマルチデバイスに対応していることが必須でしょう。
いつでも情報を閲覧・発信できるので、外出時にデータを用いる業種ほど重要な機能といえます。
（３）必要以上の機能をつけない
必要以上の機能をつけないこともサービス選びのポイントです。
機能が豊富なほど料金設定が高い傾向があります。
費用対効果を考えて、自社のニーズに合った機能と予算に適切なサービスを選びましょう。
まとめ
グループウェアにはさまざまなサービスがありますが、コストや機能性、使い勝手など企業によって重要視する項目は違います。
企業によって適したサービスは異なるので、導入目的を達成できるサービス選びをする必要があるのです。
今回紹介したグループウェアやサービス選びのコツを参考に、自社に最適なサービスを選びましょう。
