「複数あるWeb会議ツールの中からどれを使えばいいかわからない」
「どういったポイントを見て選ぶべき？」
このように、Web会議ツールを使ってみたくても、種類が多くてどれを選ぶのが正解なのかわからないという方は多いでしょう。
実は、どのツールもそれぞれ違った特徴を持っており、いろいろな形で業務をサポートしてくれるのです。
今回は、数多く存在するWeb会議ツールの中からZoom・Whereby・Chatwork・Googleハングアウトという4大製品を厳選し、それぞれの特徴について紹介していきます。
また、選ぶ際に注意してほしいポイントについても説明するので、この記事を読んで業務にピッタリのWeb会議ツールを選べるようになってください。
１．Web会議とは
そもそもWeb会議とは、インターネットを利用して開く会議のことを言います。
音声通話やビデオ通話システムを活用することで、離れた場所にいる相手とも会議を開くことが可能です。
リモートワークのように在宅で仕事をしている人でも、Web会議ツールを利用すればすぐに取引先とミーティングを開くことができます。
インターネットに繋がる環境があれば誰でも始められるため、どんな人でも業務に取り入れやすいのが特徴です。
気軽に利用できるWeb会議ツールで、業務の効率化を図りましょう。
Web会議について詳しく知りたい方はこちらの記事をご覧ください。
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２．おすすめの４つのWeb会議ツールの特徴
おすすめの4つのWeb会議ツールの特徴について紹介します。
どれも高品質で使いやすいツールですが、細かな部分などもしっかり確認して業務に活かせるようにしましょう。
以下の4つがおすすめのツールです。
1つずつ紹介します。
（１）豊富な機能を簡単に使える『Zoom』
おすすめの1つ目のWeb会議ツールは、Zoomです。
アメリカのズームコミュニケーションズが提供しており、Web会議ツールの中でも上位の人気を誇るツールとなっています。
世界でも約75万の企業がZoomを導入していて、Web会議の躍進に一役買っているとも言えるでしょう。
それではいくつかの特徴を紹介します。
＃１：簡単に使い始めることができる
こちらのツールはWeb会議や業務を効率化するのに役立つ機能が豊富に備わっているのにもかかわらず、アカウント登録や会議への参加が容易であることが特徴です。
会議を開くホスト側はアカウント作成を行なう必要がありますが、会議に参加するだけならその必要はなく、招待状に記載されたリンクを踏むだけで会議に参加することができます。
また、アカウント作成も約2分程度で終了するので、ホスト側も面倒な工程を踏む必要はありません。
数あるWeb会議ツールの中でも上位の人気を誇る理由は、豊富な機能を誰でも簡単に利用できるからとも言えるでしょう。
＃２：メインの通話機能以外にも業務をサポートする機能が豊富に備わっている
Zoomには、メインとなる通話機能から、資料交換やメッセージのやりとりに役立つチャット機能、そして情報を視覚化するのに役立つ画面共有機能などが備わっています。
他にも、参加者の画面を遠隔操作できるリモート機能であったり、会議を後から見ることができる録画機能なども備わっているのが特徴です。
なんとこれらの機能は無料プランでもすべて利用することができ、料金を払わなくても満足のいくWeb会議を行なうことも不可能ではありません。
多少の制限はあるものの、無料でこれだけの機能を使えるZoomを利用し、新たな働き方を模索してみてはいかがでしょうか。
Zoomについて詳しく知りたい方はこちらの記事をご覧ください。
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（２）シンプルで堅実な『Whereby』
おすすめの2つ目のWeb会議ツールは、Wherebyです。
appear.inという名称でしたが、2019年9月に現在の名称に変更されています。
Wherebyはデザインや機能がシンプルで、堅実なWeb会議ツールと言えるでしょう。
基本機能であるWeb会議機能やチャット機能に加えて、画面共有機能も備わっているので、オンラインでも簡単に情報の共有を行なうことができます。
ホスト側はGoogleアカウントでログインするだけでアカウントを作ることができますし、会議に参加するだけであればアカウント作成の必要はないので、使うまでの手間も少ないのもポイントの一つです。
サイトは英語表記のみですが、直感的に使用できるシンプルなデザインとなっているので、Wherebyで気軽にWeb会議を体験してみましょう。
（３）Googleアカウントで簡単にログインできる『Googleハングアウト』
おすすめの3つ目のWeb会議ツールは、Googleハングアウトです。
Googleが提供しているWeb会議サービスの一種で、パソコンで利用する場合はツールのダウンロードは必要ありません。
スマホの場合はアプリダウンロードが必要ですが、Googleアカウントを持っていれば簡単にログインできるので使うまでの手間も抑えられています。
機能自体は至って普通ですが、Google提供のツールなだけあってGoogleの他サービスと連携できるのがハングアウトの大きなポイントとなっています。
業務にGoogleのサービスを活用している人は多いでしょうし、この際にWeb会議ツールもGoogleで統一することで業務に集中できる環境を作り上げることができるかもしれません。
（４）実はビデオ通話も可能な『Chatwork』
おすすめの4つ目のWeb会議ツールは、Chatworkです。
チャットメインのビジネスツールですが、実はビデオ通話機能が備えられているため、Web会議を開催することも可能です。
無料プランだと1対1のみの通話に制限されていますが、チャットではなく直接の連絡を取りたいという時には重宝するでしょう。
またファイルの添付機能やタスク管理機能も備わっているため、業務の効率化にも期待できるツールとなっています。
＃１：有料プランが割安
Chatworkにも有料プランが存在しますが、他のツールと比べると比較的安い値段で有料プランに移行することができます。
上級プランのビジネスとエンタープライズプランは最小5名からの契約になりますが、それでも1ユーザーあたり月額800円で使うことが可能ですし、セキュリティ機能も豊富に揃っています。
業務にChatworkを導入したことで意志決定までの時間が40分短縮できた事例などもあることから、業務の効率化に大きな期待を寄せることが可能です。
３．導入する際に気を付けたい５つのポイント
実際の業務にWeb会議ツールを導入する際に注意してほしい5つのポイントを紹介します。
仕事で使うツールに問題があると、業務が滞ってしまうどころか損失を出してしまう可能性も少なくありません。
できるだけそのような事態に陥らないためにも、ツール選びは慎重に行なうようにしましょう。
とはいえ、人気のあるツールを利用していればそうそうトラブルに巻き込まれることはありませんが、注意点を知っておくことに損はないので、ぜひツール選びの際の参考にしてみてください。
- どんな環境で使用できるか
- 会議を円滑に進めるための機能がどのくらい備わっているか
- 参加可能人数が十分か
- セキュリティ対策は万全か
- サポート体制がしっかりしているか
1つずつ紹介します。
（１）どんな環境で使用できるか
ツールを導入する際に注意してほしい1つ目のポイントは、どんな環境で使用できるかです。
インターネットに繋がる環境であるのはもちろんのこと、どのパソコンやスマホ、またブラウザで使えるのか確認することが大切です。
古いOSなどを搭載しているパソコンやスマホなどでは使えないことも多々あります。
またブラウザで使用できるタイプのツールの中には、特定のブラウザでしかツールを使用できないこともあるので注意が必要です。
例えばWherebyは「Chrome」「FireFox」「Opera」の3種類のブラウザのみで使用可能となっているので、相手のネット使用環境も考慮した上で会議の開催を考えられると尚良いでしょう。
仮に自分が使えたとしても参加者も同じようにツールを使えるとは限らないので、事前に参加者の使用環境を確認し、ツール選びを行なうようにしましょう。
（２）会議を円滑に進めるための機能がどのくらい備わっているか
ツールを導入する際に注意してほしい2つ目のポイントは、会議を円滑に進めるための機能がどのくらい備わっているかです。
Web会議ツールには音声通話、ビデオ通話、チャット機能の3つは最低限備わっています。
しかし、これだけの機能しか使わないのであればLINEなどのSNSでも十分ですし、わざわざWeb会議ツールをダウンロードする必要はありませんよね。
会議ツールとして使用したいのであれば、これらの機能以外にリモート操作機能や画面共有機能など、連絡機能だけではなく会議の進行をサポートしてくれる機能が備わっているツールを選ぶ必要があります。
これらの機能は会議の進行をサポートし、最終的には業務の改善や業績の向上に繋げることができるので、ツールを選ぶ際には連絡手段以外の機能がどれだけ豊富なのか確認するようにしてください。
Googleハングアウトなどは他のGoogleサービスとの連携機能が備わっているので、業務の効率化にもおすすめですよ。
（３）参加可能人数が十分か
ツールを導入する際に注意してほしい3つ目のポイントは、参加可能人数が十分かです。
いざツールをインストールしてWeb会議を開いても、会議に参加予定だった人が人数制限で参加できなくなってしまったという事態があってはいけませんし、場合によっては最悪信用を失ってしまうことにも繋がりかねません。
働き方次第で会議に参加する人数も変わりますが、万が一制限がかかってWeb会議に参加できない人を出さないためにも、できるだけ参加人数が多いツールを選び余裕を持てるようにしましょう。
特に無料プランなどは参加人数に制限があることも多いので注意が必要です。
Zoomの無料プランは複数人での会議に最大100人参加できるので、普段から会議に参加する人数が多い職場で働いている人はZoomでWeb会議ツールを体験してみるのも良いかもしれません。
（４）セキュリティ対策は万全か
ツールを導入する際に注意してほしい4つ目のポイントは、セキュリティ対策が万全かどうかです。
業務で使うツールですから、企業の情報や顧客情報の漏洩を起こさないためにもツールのセキュリティ対策は必須です。
使いやすいから、無料だからといった理由もツールを選ぶ際には大切ですが、只より高いものはないとも言うように、無料に拘りすぎて最終的に情報を流出させてしまうより、ある程度の出費によって万全な体制を敷くことも大事なポイントの1つでしょう。
もちろん無料のWeb会議ツールでもセキュリティ対策が万全なツールは多数あるので、事前に確認してから使用し始めることが大切です。
例えば、音声や映像、チャットといった送信するデータは暗号化されているか、セキュリティオプションを自ら変更できるかなど、それぞれの項目を確認する必要があります。
また、Web会議に招待する際のURLやIDを不特定多数が見ることができる場所に入力していないかなど、ツールを使う側も注意することが必要です。
便利なWeb会議を安全に開催し、有益な情報交換を行なうためにもツールのセキュリティ対策に注意を払ってツールを選びましょう。
（５）サポート体制がしっかりしているか
ツールを導入する際に注意してほしい5つ目のポイントは、サポート体制がしっかりしているかです。
特に業務中にツールのトラブルが発生した場合は、早急に解決して業務の滞りを解決する必要がありますし、専門のサポートが用意されていることは大切なポイントとなっています。
また、サポートへの電話が繋がりやすいか、遠隔操作によるトラブルシューティングを行なってくれるかなど、トラブルを解決するためのわかりやすいサポートが行なわれているかを確認することも必要ですね。
Web会議ツールを業務の中心で使用したいと考えている場合は、円滑に仕事を進めていくためにもサポート体制の充実を確認した上でツールを選ぶようにしましょう。
まとめ
今回はおすすめのWeb会議ツール4つと、Web会議ツールを選ぶ際の注意点5つを紹介しました。
Web会議ツールを選ぶ際には今回説明した注意点を意識し、様々な働き方に対応してくれるツールを見つけましょう。
特にセキュリティ面を重視することで、業務を安全に進めることができます。
このような便利なツールを積極的に活用し、業務の効率化や業績の向上を目指していけると良いですね。
